- Offizieller Beitrag
Wir stehen aktuell mitten im Umstieg: Von einem externen LOGA-Anbieter wechseln wir gerade zu LOGAallin / P&I und führen damit zum ersten Mal überhaupt eine digitale Personalakte ein. Bisher arbeiten wir vollständig mit Papierakten, was den Einstieg für uns natürlich noch spannender (und etwas herausfordernder) macht.
Aktueller Stand bei uns:
- Es existiert keine einheitliche Ordnerstruktur in den Papierakten (historisch gewachsen).
- Viele Dokumente liegen in unterschiedlicher Form vor (Loseblattsammlung, Schnellhefter, einzelne Belege).
- Ein Teil der Akten ist 30+ Jahre alt, daher stellt sich die Frage: „Was muss wirklich digitalisiert werden?“
- Wir möchten in LOGAallin eine saubere, klare und langfristig nutzbare Struktur aufbauen – nicht einfach alles 1:1 einscannen.
- Thema Datenschutz ist bei uns ebenfalls ein Punkt: Wer sieht was? Wie granular sind Zugriffsrechte sinnvoll?
Darum interessieren uns besonders eure Erfahrungen:
🔍 1. Wie seid ihr beim Digitalisieren der Papierakten vorgegangen?
- Alles scannen oder nur relevante Dokumente?
- Scan-Dienstleister oder intern einscannen?
- Welche Scan-Qualität nutzt ihr? (z. B. 300 dpi SW, OCR?)
- Wie viel Zeit sollte man realistisch einplanen?
- Hat jemand Erfahrungen mit Massenimporten in LOGAallin?
🗂️ 2. Welche Ordner- / Registerstruktur nutzt ihr im LOGAallin-DMS?
Genau hier tun wir uns am schwersten.
Wir überlegen aktuell eine Struktur wie z. B.:
- Vertrag & Änderungen
- SV-Unterlagen
- Entgeltunterlagen
- Abmahnungen & Schreiben
- Weiterbildung / Qualifikationen
- Bewerbungsunterlagen
- Onboarding / Offboarding
- Gesundheit / Fehlzeiten (nur berechtigte Rollen)
Falls ihr bereits mit LOGAallin arbeitet:
Welche Struktur funktioniert bei euch gut – auch langfristig?
🔐 3. Wie habt ihr Berechtigungen & Rollen gelöst?
- Sieht HR alles, Führungskräfte nur ausgewählte Bereiche?
- Habt ihr ESS-Freigaben für bestimmte Dokumente aktiv genutzt?
⚙️ 4. Stolperfallen & Learnings
Besonders interessant wären:
- Dinge, die ihr anders machen würdet, wenn ihr heute nochmal anfangen müsstet
- Typische Fehler beim Ordnerdesign
- Aufwand unterschätzt / überschätzt?
Wir hoffen auf konkrete Tipps aus der Praxis – denn wir starten gerade bei Null.
Vielleicht hilft dieser Austausch auch anderen, die demnächst auf LOGAallin oder ein anderes DMS wechseln.
Gruß
Ceno